Kezdő lépések
Amennyiben Ön egy új DokiforCloud rendszert igényelt, abban az esetben a kezdeti beállításokban kollégáink mindenképpen segítenek.
Rögtön az elején egy fontos kérdés a beállítások szempontjából, hogy rendelkezik-e DokiforVets szoftverrel?
Ha a válasz igen, akkor a két rendszer szinkronban fog működni, így a legtöbb alapbeállítást és adminisztrációt a szinkronizációval megspórolhatja, hiszen egy szinkronizáció lefuttatásával minden DokiforVetsben rendelkezésre álló adat automatikusan bekerül az Ön DokiforCloud rendszerébe.
Abban az esetben, ha nem rendelkezik DokiforVets szoftverrel, akkor kollégáink a működéshez szükséges alapbeállításokat elvégzik, illetve létrehoznak Önnek egy felhasználót, amivel beléphet majd a szoftverbe és elvégezheti a szükséges adminisztrációs feladatokat.
Íme egy rövid checklista, hogy miket érdemes elsőként beállítani az új szoftverben:
· Klinika adatok beállítása
· Felhasználók létrehozása és a szükséges jogosultságok beállítása
· Bizonylat- és számlatömbök létrehozása és az alapértelmezett tömbök beállítása
· Cikktörzs létrehozása
· Recept adatok beállítása
Beállítás és konfigurációk
Profil/Felhasználó beállítások
· Profil szerkesztése
Amennyiben szükségessé válik bizonyos profil-adatok módosítása, abban az esetben a Beállítások/Profil oldalon van erre lehetősége, az Adatok szerkesztése gomb megnyomásával. Bizonyos mezők ilyen módon sem módosíthatóak, ilyen a Teljes név, az Email, illetve a Jutalék név (abban az esetben, ha DokiforVets-el együtt használják a szoftvert).
Ezeken kívül megadható az állatorvos FELIR azonosítója, a PetVetData felhasználónév és jelszó, valamint az alapértelmezett számla- és kezelési lap tömb, illetve az alapértelmezett raktár. Természetesen az utóbbi alapértelmezett adatok számla és kezelési lap kiállításakor, illetve kosárba helyezéskor (a raktár) módosítható.
Ezen az oldalon van lehetőség beállítani, hogy a Kosár és Kórlap oldalon melyik keresőmező, a Cikknév vagy a Vonalkód, legyen az alapértelmezett (azaz, hogy melyik mező legyen az oldal betöltésekor aktív). Amennyiben a cikkeket vonalkód alapján kezelik, érdemes ezt Vonalkódra állítani. Ez például abban az esetben lehet célszerű, ha a rendszert egy patikában használják, hiszen ott a leggyakrabban vonalkód alapján viszik fel a termékeket.
Szintén a legtöbb esetben patikai használat esetén szokták alkalmazni a Másodlagos árak használata opciót. Ez annyit jelent, hogy a cikktörzsben beállítható minden cikkhez egy másodlagos ár (amennyiben eltérő árakon forgalmazzák a termékeket a rendelőben és a patikában), és ezzel a beállítással az adott felhasználó esetén a rendszer a másodlagos árakkal számol.
Ahogy utaltunk is rá, az utóbbi két beállítási lehetőség leggyakrabban a patikákban fordul elő, ezért ehhez a két beállításhoz létrehoztunk egy beállítás-kapcsolót (Patika üzemmód), amivel ezeket automatikusan beállítjuk. Ezek természetesen utólag külön-külön is állíthatóak maradnak.
Szintén egy fontos beállítási lehetőség, az Elhunyt állatokra keresés. Alapértelmezett módon a rendszer nem keres az elhunyt páciensek között. Amennyiben szükséges, vagy úgy kényelmes, abban az esetben a jelölőnégyzet bekapcsolásával az elhunyt páciensek is megkereshetőek a rendszerben.
· Jelszó módosítás
A saját jelszavát minden felhasználó magának tudja módosítani. Erre a Beállítások/Profil oldalon a Jelszó megváltoztatása gombra kattintva van lehetőség. Az itt megjelenő űrlapon szükséges megadni a jelenlegi jelszót valamint az új jelszót kétszer. Ezután az Új jelszó mentése gombra kattintva a jelszó megváltozik.
· Egyedi kezdőoldal beállítása
A rendszer egy kényelmi funkciója, hogy minden felhasználó beállíthat magának egy alapértelmezett kezdőoldalt. Amennyiben olyan kollégáról van szó, aki főként a naptárat vagy a várótermet kezeli, akkor számára van mód, hogy belépés után automatikusan ez az oldal jelenjen meg. Így nem szükséges minden alkalommal a számára szükséges oldalra navigálnia.
· Új felhasználó létrehozása
Új felhasználót az adminisztrátorok tudnak létrehozni a Beállítások/Felhasználókezelés oldalon az Új felhasználó gombra kattintva. Az itt megjelenő űrlapon kell megadni a felhasználó nevét, email címét, valamint jelszavát kétszer. A létrehozás után az adminisztrátor kap egy emailt az új felhasználó létrehozásáról, valamint a főoldalon figyelmezteti a rendszer az adminisztrátort, hogy hagyja jóvá a regisztrációt. A regisztráció jóváhagyása után a felhasználó elvégezheti a saját profil beállításait.
· Jogosultságok kezelése
Minden klinika esetén természetes igény, hogy az egyes felhasználók eltérő jogosultsággal rendelkezzenek, hiszen más feladatokat látnak el a klinikán belül.
Az egyes felhasználók jogosultságát a Beállítások/Felhasználókezelés oldalon lehet szerkeszteni. Természetesen azon felhasználóknak, akiknek van jogosultsága a Felhasználókezeléshez 😊
Legegyszerűbb módon a felhasználót adminisztrátorrá lehet tenni, miután a felső táblázatban kiválasztottuk a felhasználót és rákattintottunk a Legyen adminisztrátor gombra. Ebben az esetben az adott felhasználó minden jogosultságot megkap az oldalon belül. Ez a legmagasabb jogosultsági szint, ami természetesen ugyanilyen egyszerűen el is vehet, hiszen amennyiben a kiválasztott felhasználó adminisztrátor, akkor egy Ne legyen adminisztrátor gomb jelenik meg.
Ugyanezen a felületen lehet az egyes felhasználókat inaktiválni és aktiválni is.
A részletes jogosultságkezelés az adott felhasználó táblázatban történő kiválasztása után megjelenő Jogosultságok kezelése gombra kattintva elérhető. Az itt megjelenő táblázatban lehet az adott felhasználó számára az egyes modulokhoz jogosultságot kiosztani illetve elvenni.
Jelenleg az alábbi jogosultságok oszthatók ki a felhasználóknak:
– Adminisztráció:
o Minden (megegyezik a Legyen adminisztrátor gomb megnyomásával)
o Beállítások megnyitása (ebben az esetben hozzáférést kap a Felhasználókezeléshez és a Rendszerbeállítások módosításához)
– Állat:
o Állat szerkesztés
o Állat törlés
o Állat hozzáadás
– Bizonylatolás
o Bizonylatok megnyitása
o Számla készítése
o Számla sztornó
o Kezelési lap készítése
o Kezelési lap törlése
– Cikk
o Cikktörzs megnyitás
o Cikk módosítás
o Cikk törlés
o Bevételezés megnyitása
o Cikk létrehozás
– Export
o Excel export
– Kórlap
o Kórlap szerkesztés
o Kórlap törlés
o Kórlap hozzáadás
– Kosár
o Kosár megnyitás
o Kosárból törlés
o Kosárhoz adás
– Naptár
o Naptár megnyitás
o Naptárbejegyzés szerkesztés
o Naptárbejegyzés törlés
o Naptárbejegyzés hozzáadás
– Recept
o Receptek megnyitása
o Recept készítés
– Statisztika
o Statisztikák megnyitása
– Tulajdonos
o Tulajdonos szerkesztés
o Tulajdonos törlés
o Tulajdonos hozzáadás
o Tulajdonos csere
Rendszerbeállítások
A következő beállítási lehetőségeket a Beállítások/Rendszerbállítások oldalon az Általános beállítások sorra kattintva érhetik el.
· Klinika adatai
Ezen a felület módosíthatóak a klinika alapadatai. A klinika nevét a kezdő beállítások során állítjuk be, ez a későbbiekben nem módosítható, egyrészt a statisztikai adatok megfelelősége érdekében, másrészt pedig az esetlegesen DokiForVets szoftverrel való szinkronizáció működése miatt. A módosítható adatok közé tartozik a cím (Irsz, Település, Utca, házszám), a telefonszám, a fax szám, az email cím.
Beállítható két alapértelmezett fejléc sor is, ami az egyes nyomtatandó dokumentumokon (kórlap, műtét, stb.) jelenik meg.
Itt van lehetőség klinika és kórlap logó feltöltésére is, illetve megadható az alapértelmezett nyitvatartás. Ez utóbbi befolyásolja a naptárat is, mivel a megadott tól-ig órákat fogja a naptár megjeleníteni.
· Recept nyomtatás
Ezen a felületen adhatóak meg a klinika által kiállított receptek adatai. Van lehetőség 5 különböző recept fejléc sor megadására. Beállítható egy alapértelmezett FELIR azonosító is. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy amennyiben az adott felhasználó nem állítja be a saját FELIR azonosítóját, viszont állíthat ki receptet, abban az esetben az itt beállított alapértelmezett FELIR azonosító kerül a receptre. Megadható egy telefonszám, a székhely és egy email cím, amik szintén rákerülnek a receptekre.
· Kommunikációs beállítások
o Email adatok (smtp szerver beállítások)
Ezen a felületen van lehetőség a rendszer email-küldési beállításainak módosítására. Egyrészt szükséges megadni a megszokott email-küldési adatokat (szerver, felhasználónév, jelszó, kommunikációs port, titkosítási mód), illetve a feladó email címét, a válaszcímet és a feladó nevét.
o SMS beállítások (SeeMe)
Amennyiben szükséges a tulajdonosokat sms-ben is értesíteni, abban az esetben ezen a felületen állíthatja be az ehhez szükséges adatokat. A beépített külső sms-szolgáltatás a DokiForCloud-ban a SeeMe, melyről az alábbi linken informálódhat: https://seeme.hu/. Ha úgy dönt, hogy előfizet erre a szolgáltatásra, akkor regisztrálnia kell a fenti oldalon és az ott megkapott kulcs-ot kell beállítania ezen a felületen.
· Rendelés beállítások (AV ügyfélkód)
Amennyiben Ön rendel az ALPHAVET Zrt-től, akkor ezen a felületen adható meg a cégtől kapott egyedi ügyfélkódot, ezáltal láthatóvá válnak a korábbi ALPHAVET Zrt-től történt megrendelései és egy kattintással tudnak majd automatikus bevételezést indítani a rendelés alapján.
· Keresési beállítások
Ezen a felületen állítható be, hogy a főoldali páciens-kereső megjegyezze-e a legutóbbi keresési feltételeket. Amennyiben ez be van kapcsolva, az nagyban megkönnyítheti a munkát, hiszen a különböző oldalak közötti navigációkor nem kell újra és újra megadni a keresési feltételeket.
· Praxislab összekötés
Amennyiben Önnek van PraxisLab fiókja, abban az esetben ezen a felületen tudja megadni a pToken-t, a rendelő azonosítót és a doktor azonosítót. Ezek megadása esetén a DokiForCloud rendszer képes kommunikálni a PraxisLab rendszerrel. Ez azt jelenti, hogy van lehetőség beutaló igénylésére a szoftveren keresztül és amennyiben a beutalóhoz tartozó lelet elkészült, a rendszer azt automatikusan letölti pdf formátumban és hozzácsatolja a kijelölt kórlaphoz.
A szükséges információkat közvetlenül a PraxisLabtól szükséges igényelni, illetve amennyiben rendelkezik a DokiForVets szoftverben már PraxisLab összekötéssel, akkor a beállítások menüben megtalálja az adatokat.
· OpenAI összekötés
Abban az esetben, ha Ön használja az ügyfélbarát kórlap generálást a mesterséges intelligencia segítségével, akkor ezen a felületen tudja megadni a chatGPT API kulcsot, amit az előfizetés során tud generálni, illetve kiválaszthatja azt a modell verziót, amivel generáltatni szeretné az összefoglalót. OpenAI előfizetést az alábbi oldalon tud kezdeményezni, regisztrációt követően: https://chatgpt.com/
Amennyiben Ön rendelkezik terméktámogatással, ezt az API-hozzáférést biztosítjuk Önnek.
· VetDisplay beállítások
Ha Ön használ VetDisplay-t, abban az esetben ezen a felületen tudja beállítani a VetDisplayen megjelenő információkat. A szerkesztés gombra kattintva beállítható a szöveg színét, illetve a fejléc és a teljes display háttérszínét. Ezen kívül megadható egy általános információkat tartalmazó szöveg, ami futószövegként jelenik majd meg a display alján. A beálltások mentése után az Előnézet megtekintése gombra kattintva egy új fülön megnyílik a VetDisplay, így ellenőrizhetőek a beállítások.
· Készletbeállítások
A készletet érintő beállítások egy csokorba szedtük, a Beállítások / Rendszerbeállítások oldalon a Készletbeállítások részen érhető el.
Ezen a felületen hozhatóak létre és módosíthatóak raktárak. Nagyon fontos, hogy amennyiben már található készlet az adott raktárban, utána a raktár nem törölhető. Létrehozhatók, módosíthatók és törölhetők a beszállítók.
Itt található két fontos beállítás, az egyik, hogy mehet-e mínuszba a készlet mennyisége. Ezáltal nem csak készletből lehet eladni. Amennyiben nem használ készletkezelést, akkor ezt mindenképpen érdemes bekapcsolni. A másik, hogy egy adott termék kosárba helyezése módosítsa-e a készletet. Ezt abban az esetben érdemes bekapcsolni, amennyiben hosszú ideig fennálló nyitott kosarakat használnak, így a nyitott kosarak ellenére is pontos készletinformációkkal rendelkezhet.
Még egy beállítás került erre a felületre, ami kevésbé kapcsolódik a készletekhez, mégis úgy éreztük, hogy leginkább itt lesz a legjobb helyen. Ez pedig az, hogy az oltás gyártási számát a rendszer a cikk adatlapjáról vegye-e vagy sem. Ez a gyakorlatban annyit jelent, hogy oltás rögzítésekor a rendszer a termék adataiból veszi a gyártási számot, nem pedig a készlet felvitele során rögzített gyártási számot használja és ez kerül fel a PetvetData-ra is.
· Pénzügyi beállítások
Minden olyan beállítás, ami pénzügyi vetülettel rendelkezik, a Beállítások / Rendszerbeállítások oldal Pénzügyi beállítások felületére került. Itt lehet meghatározni, hogy mi legyen az alapértelmezett bizonylat, a számla vagy a kezelési lap.
Itt lehet meghatározni, hogy a rendszer alkalmazzon-e kerekítést az összegeknél (5-re, 50-re vagy 100-ra).
Meghatározható, hogy a szakellátás milyen áfatartalommal rendelkezik. Ez alapvetően a vállalkozási formától függ. Amennyiben nem biztos benne, egyeztessen a könyvelőjével.
Ezen a felületen kezelhetőek a használt tömbök (számlatömb, kezelési lap tömb, selejtezési tömb). Tömb létrehozása esetén meg lehet adni 3 különböző fejléc szöveget, kötelező megadni a bizonylat típusát, a tömb egyedi azonosítóját, a vállalatot, valamint a vállalat számlázási adatait (cím adatok, email cím, telefonszám, adószám, cégjegyzékszám, bankszámlaszám, bank neve, SAP kód, főkönyvi szám). Számla típusú tömb esetén meg lehet adni, hogy az adott tömb ÁFA alanyi mentes-e, illetve, hogy a számla kiállítása a DokiForCloud rendszerén keresztül vagy a számlázz.hu rendszerén keresztül kerüljön-e kiállításra. Előbbi esetben meg kell adni a NAV aláírókulcsot, a NAV cserekulcsot, a NAV nevet, a NAV jelszót, a NAV technikai adószámot és a NAV url-t (ezekkel kapcsolatban érdeklődjön könyvelőjénél). Utóbbi esetben pedig egy számlázz.hu API kulcsot kell megadni, melyet a számlázz.hu regisztráció és előfizetés után lehet lekérni a felületen (https://szamlazz.hu). Fontos, hogy amennyiben egy számlatömbben már található kiállított számla, utána ez a beállítás már nem módosítható. A létrehozott tömbök esetén az adatok módosíthatóak, illetve minden tömb esetén módosításkor feltölthető két logó, ami az adott tömbben létrehozott bizonylatok nyomtatási képén fog megjelenni.
Szintén a pénzügyi beállításoknál van lehetőség a kedvezmények kezelésére. Létrehozhatók, módosíthatók és törölhetők a kedvezmények. A kedvezmények esetén meg kell adni a kedvezmény nevét, valamint egy alap és 10 további kedvezményszintet, melyeket A-tól J-ig nagy betűkkel jelölünk. Ezek azért hasznosak, mert a kedvezmény létrehozása után az egyes termékekhez hozzá lehet rendelni, hogy a különböző kedvezmények közül, melyik kedvezmény-százalékot használja a rendszer. Tehát könnyedén megszabható, hogy az egyik termék esetén pl. a törzsvásárlói kedvezmény 10%-os szintet jelentsen, míg a másik termék esetén a törzsvásárlók 15%-os kedvezményt kapjanak.
Naptár, Munkabeosztás és váróterem beállítások
Igaz, hogy nem a beállítások oldalhoz kapcsolódik, de mégis a további kényelmes használat érdekében már a munka megkezdése előtt érdemes bizonyos beállításokat végrehajtani a Naptár, a Munkabeosztás és a Váróterem oldalakon.
· Naptár
A naptáron érdemes létrehozni az erőforrásokat. Az erőforrások ebben az esetben azt jelenti a gyakorlatban, hogy egy-egy naptár létrejön az egyes erőforrásokhoz. Azt Ön dönti el, hogy mi alapján szeretné elkülöníteni a naptárakat. Legtöbb esetben vagy kezelőnként vagy dolgozónként szoktak erőforrást létrehozni. Erőforrást létrehozni illetve módosítani a Naptár oldalon a bal felső részen lévő kék Erőforrások gombra kattintva lehet. Az adott erőforrásnak adni kell egy nevet, illetve be lehet állítani egy színt az erőforrásnak a könnyebb áttekinthetőség érdekében.
Szintén itt érdemes létrehozni a címkéket a különböző naptárbejegyzések könnyebb azonosíthatósága érdekében. A címkének adni kell egy nevet, illetve hozzá lehet rendelni egy színt, ami alapján már messziről látható, hogy az adott naptárbejegyzés milyen típusú. Itt érdemes olyan címkéket létrehozni, amik alapján a munkájuk során elkülönítik az egyes feladatokat (pl. műtét, kezelés, kontroll, oltás, stb.)
· Munkabeosztás
Munkabeosztás esetén is hasonló a helyzet, mint a naptár esetén. Itt az egyes dolgozókat érdemes egyeztetni. Ehhez a dolgozók szinkronizálása gombra kell kattintani, ami a rendszerben létrehozott felhasználókat átemeli a munkabeosztásba, mint dolgozót. Ezután a dolgozók gombra kattintva lehet az egyes dolgozóknak címke színt adni, ami alapján a naptár nézetben is könnyen átlátható, hogy melyik bejegyzés, kihez tartozik.
· Váróterem beállítások
Amennyiben Ön használja a várótermet, abban az esetben érdemes már a munka megkezdése előtt létrehozni az egyes várótermeket. Az egyes tulajdonosok és páciensek klinikán belüli mozgásának nyomonkövetésére mindenképpen érdemes úgy létrehozni a várótermeket, hogy az egyes kezelőknek, műtőknek, a recepció(k)nak is létrehozunk egy-egy várótermet. Várótermet a Váróterem oldalon lehet létrehozni illetve módosítani. Váróterem létrehozásakor meg kell adni a váróterem nevét, illetve a váróterem típusát, ami jelenleg Kezelő, Műtő vagy Recepció lehet. Ezen kívül megadható, hogy az adott váróterem megjelenhet-e a VetDisplayen.